Przechowywanie dokumentów – co zrobić gdy kończy się miejsce w naszym firmowym archiwum? Z tym pytaniem wbrew pozorom boryka się dosyć spora liczba osób, zarówno właścicieli firm, jak i również odpowiedzialnych w firmie za przechowywanie dokumentów. Nic dziwnego, w końcu nawet najbardziej obszerne archiwum ma ograniczone możliwości, jeżeli chodzi o pojemność. Przyjrzyjmy się wiec wspólnie, co możemy zrobić w przypadku gdy w naszym archiwum zaczyna brakować miejsca.
Zlecenie przechowywania dokumentacji firmie zewnętrznej
Jednym z lepszych sposobów rozwiązania problemu, jakim niewątpliwie jest przechowywanie dokumentów, jeżeli brakuje nam miejsca, jest zlecenie przechowywania dokumentacji zewnętrznej firmie. Dzięki temu przykładowo przechowywanie dokumentów księgowych jest dużo łatwiejsze, gdyż często ilości samych faktur, które muszą być przechowywane w razie ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego.
Ponadto przechowywanie i archiwizacja dokumentów, to swoiste zabezpieczenie przed różnego rodzaju nieuczciwymi klientami, próbującymi na przykład wyłudzić od nas pieniądze. Pamiętajmy jednak, że przechowywanie akt bardzo często wiąże się z przepisami RODO, a więc firma, która ma zająć się naszą dokumentacją, powinna posiadać odpowiednie certyfikaty bezpieczeństwa. Jest to ważne, gdyż:
- bez nich narażamy się na dotkliwe kary finansowe ze strony urzędu ochrony danych osobowych,
- certyfikaty dają nam gwarancję, że dokumentacja będzie przechowywana w odpowiedni, a więc bezpieczny sposób,
Podsumowanie
Zlecenie obejmujące przechowywanie dokumentów zewnętrznej firmie może okazać się przysłowiowym strzałem w dziesiątkę, jeżeli nie mamy odpowiedniej ilości miejsca na archiwizację naszych dokumentów firmowych. Z pewnością jest to lepsze rozwiązanie, niż na przykład wynajem pomieszczeń, które nie rzadko nie mają odpowiednich zabezpieczeń, a ponadto ich wynajem może przewyższyć koszty zlecenia archiwizacji, oraz zabezpieczenia naszej dokumentacji zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w tego typu zleceniach.
Źródło: https://www.ekoakta.pl/
