Niezależnie czy posiadamy małą lub dużą firmę, jej funkcjonowanie wiąże się z ogromną ilością gromadzonych danych. Niektóre z nich należy przechowywać latami, inne są istotne jedynie przez krótki okres czasu. Co więcej, część z nich istnieje w wersji fizycznej, głównie pod postacią papierowych dokumentów, gdy reszta zapisana jest w coraz częściej stosowanym wydaniu cyfrowym.
Przez długi czas świadomość o zagrożeniach płynących z odkrycia wrażliwych informacji była niska, więc wiele osób jedynie wyrzucało lub paliło dokumenty firmowe. Obecnie sytuacja uległa zmianie, a firmy coraz chętniej korzystają z oferty podmiotów zewnętrznych, specjalizujących się w fachowym niszczeniu dokumentów. Z tego względu, warto przyjrzeć się dlaczego powinniśmy skorzystać z firmy zewnętrznej, oferującej niszczenie dokumentów.
Niszczenie dokumentów firmowych a polskie prawo
Będąc w temacie dokumentów i poufnych informacji, nie można zapominać o ich stosunku do polskiego prawa. Według niego, nie istnieją konkretne metody niszczenia, które byłyby karane prawnie, więc tak naprawdę wszystkie możliwe sposoby są legalne w świetle prawa obowiązującego w Polsce.
Co jednak bardziej istotne i najważniejsze, polskie prawo jasno zaznacza, że odstąpienie wrażliwych danych niepowołanej osobie lub niekompletne niszczenie dokumentacji, które pozostawi po sobie prywatne informacje o np. pracownikach, będzie skutkowało odpowiednią grzywną, a nawet pozbawieniem wolności do dwóch lat.
Skuteczne niszczenie dokumentów
Już wiemy, że nie chcąc wpaść w ręce polskiego wymiaru sprawiedliwości, nie powinniśmy zabierać się do niszczenia dokumentacji w sposób niewłaściwy. Wówczas, dobrym wyborem będzie zainteresowanie się ofertą jednej z firm zewnętrznych, które specjalizują się w tym procesie.
Jest to metoda o wiele bardziej skuteczna, niż podejmowanie się ów działań na własną rękę. Odciążamy siebie, naszych pracowników, a całość przebiega sprawnie w profesjonalnym zakładzie danej firmy, który posiada odpowiednie narzędzia do skutecznego i całkowitego pozbycia się dokumentów naszej firmy, niezależnie czy są w wydaniu fizycznym, czy cyfrowym.
Bezpieczne niszczenie dokumentów
Skorzystanie z usług podmiotu zewnętrznego to także zdecydowanie większa gwarancja na bezpieczną utylizację wrażliwych danych. Naszym zadaniem jest odpowiednie przygotowanie i wyselekcjonowanie właściwych dokumentów, a następnie przekazanie ich naszemu wykonawcy.
Mając do czynienia z rzetelną firmą dostaniemy umowę dotyczącą niszczenia dokumentacji, którą podpisujemy, aby podnieść poziom bezpieczeństwa transakcji. Nierzadko otrzymamy możliwość uczestnictwa w procesie niszczenia dokumentów, abyśmy mogli go nadzorować.
Podsumowanie
Niszczenie dokumentacji we współpracy z zewnętrzną firmą to dobry sposób na pozbycie się wrażliwych danych. Gwarantuje on bowiem:
- skuteczne niszczenie dokumentów,
- bezpieczne niszczenie dokumentów,
- pozbycie się archiwalnej dokumentacji w zgodzie z polskim prawem,
- niszczenie dokumentów, które przebiegnie szybciej, taniej oraz sprawniej od działania „na własną rękę”.
Jeśli posiadamy firmę, a także sporo wrażliwych danych, które należałoby przeznaczyć do utylizacji, to zewnętrzna firma oferująca kompleksowe niszczenie dokumentacji będzie najlepszym i najskuteczniejszym wyborem.
Źródło: https://www.destroy.pl/
